En tant qu'employeur ou travailleur indépendant en France, la régularité des cotisations sociales demeure essentielle. L'Urssaf, organisme chargé de la collecte des cotisations sociales, peut effectuer des contrôles pour s'assurer de la conformité des déclarations. Mais est-ce que l'Urssaf peut faire un contrôle sans prévenir ?
Est-ce que l'Urssaf peut faire un contrôle sans prévenir ?
Oui, l'Urssaf peut effectuer un contrôle sans prévenir à l'avance. Ces contrôles inopinés sont souvent réalisés lorsque des irrégularités graves sont suspectées ou dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé.
Cependant, les contrôles planifiés, qui sont les plus courants, sont annoncés à l'avance, généralement par une lettre de notification envoyée au moins 15 jours avant la date prévue.
Pour éviter toutes éventuelles sanctions, voici 7 conseils incontournables pour mieux anticiper son contrôle URSSAF.
Les différents types de contrôles de l’Urssaf
Contrôle sur pièces
Ce type de contrôle se fait à distance. Les entreprises sont invitées à envoyer les documents demandés par l'Urssaf pour vérification.
Contrôle sur place
Un contrôleur de l'Urssaf se déplace dans vos locaux pour examiner vos documents et vérifier vos déclarations sur place.
Quelle est la fréquence des contrôles Urssaf ?
L'Urssaf peut intervenir à tout moment, mais en pratique, les contrôles sont effectués en moyenne tous les trois à cinq ans. Toutefois, certains secteurs ou entreprises peuvent être contrôlés plus fréquemment en fonction des risques identifiés.
Quels sont les documents à fournir au contrôleur Urssaf ?
Documents financiers et comptables
- Bulletins de paie : pour vérifier les déclarations de salaires.
- Comptes annuels et bilans : pour une vue d'ensemble de la situation financière de l'entreprise.
- Journaux de paie : pour vérifier la régularité des paiements des cotisations sociales.
Documents relatifs au personnel
- Registre unique du personnel : pour vérifier l'effectif de l'entreprise.
- Contrats de travail : pour s'assurer que tous les employés sont bien déclarés.
- Déclarations préalables à l'embauche (DPAE) :pour vérifier que toutes les embauches ont été déclarées.
Autres documents
- Déclarations sociales nominatives (DSN) : document centralisant les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés.
- Justificatifs de frais professionnels : pour vérifier la nature et le montant des frais remboursés aux salariés.
Que fait l’Urssaf exactement ?
L’URSSAF est l’acronyme de Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales.
L’organisme a été créé pour collecter les cotisations sociales pour l’Etat et les redistribuer entre les différents organismes de protection sociale en France.
L’URSSAF fait partie d’un système qui permet à tous les citoyens de bénéficier de prestations sociales en fonction de leurs besoins tout au long de leur vie : remboursements de soins médicaux, congés maternités, retraite.
Un contrôle de l'Urssaf, qu'il soit inopiné ou planifié, nécessite une préparation minutieuse.
En cas de doute, n'hésitez pas à consulter un expert-comptable ou cabinet de conseil pour vous accompagner dans cette démarche.
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