Avec la création de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) en 2017, l'espoir d'une gestion simplifiée des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS) a émergé. Cependant, la réalité demeure complexe pour les entreprises ayant mis en place la subrogation. Elles sont confrontées à des obstacles financiers et administratifs significatifs lorsqu'il s'agit de récupérer ces indemnités.
Les limitations de la DSN
Malgré l'automatisation de la transmission de certaines données, la gestion des dossiers auprès des Caisses Primaires d'Assurance Maladie (CPAM) n'a pas suivi le même rythme. Les délais de versement des IJSS ont connu une augmentation significative ces dernières années, passant de 27 jours en 2019 à 33,5 jours en 2023.
Ainsi, il est impératif de maintenir une vigilance constante pour éviter que les entreprises ne se retrouvent à avancer des sommes importantes qui ne seront que partiellement, voire jamais, remboursées.
Un taux de non-recouvrement inquiétant
Un des points sensibles de cette problématique est le taux de non-recouvrement, oscillant entre 15 et 30%. Ces sommes non récupérées peuvent représenter un manque à gagner considérable pour les entreprises, impactant directement leur trésorerie et leur rentabilité. En moyenne, chaque salarié représente 450€ d’IJSS par an, une somme non négligeable que les entreprises peuvent avoir du mal à récupérer efficacement.
Les causes les plus fréquentes de non-remboursement des IJSS
Les difficultés de recouvrement des IJSS peuvent être attribuées à diverses causes :
- Justificatifs non envoyés par les salariés : Arrêts de travail, feuilles de soins, certains documents nécessaires au traitement du dossier peuvent ne pas être transmis par les salariés, entravant le processus de remboursement.
- Priorité aux dossiers sans subrogation : La CPAM peut donner la priorité au traitement des dossiers sans subrogation, retardant ainsi le remboursement pour les entreprises qui ont mis en place ce mécanisme.
- Dossiers particuliers : Les dossiers comportant des particularités telles que des mi-temps thérapeutiques, des prolongations au-delà de 6 mois, peuvent nécessiter un traitement spécial, ajoutant des complexités au processus.
- Bugs sur la DSN : Des fichiers envoyés par l'entreprise peuvent être endommagés, provoquant des erreurs dans la DSN et entravant le traitement correct des données.
L’impact de l’absentéisme
L’intérêt à porter aux IJSS est d’autant plus important que l’absentéisme ne cesse d’augmenter ces dernières années. Ce dernier représente une charge importante, atteignant 4,4% de la masse salariale. Il devient donc essentiel de s'assurer du bon remboursement des indemnités versées aux salariés.
En 2022, le taux moyen d'absentéisme est de 4,5%, soit environ 18 jours d'absence par salarié. Ces chiffres montrent clairement les défis auxquels les entreprises sont confrontées, avec 44% des salariés ayant eu au moins une absence en 2021.
Conseils pour optimiser le recouvrement des IJSS
Pour éviter les écueils du non-remboursement des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS), voici quelques conseils pratiques que les entreprises subrogées peuvent mettre en œuvre :
1. Communiquer fréquemment sur les bonnes pratiques avec les salaries
Une communication régulière avec les salariés sur les bonnes pratiques liées aux arrêts de travail, aux feuilles de soins, et aux autres documents nécessaires au processus de recouvrement peut considérablement améliorer la collecte des justificatifs. Une sensibilisation accrue contribue à une collaboration plus efficace entre l'employeur et les salariés.
2. Réclamer au salarié les pièces manquantes rapidement
Agir de manière proactive en réclamant rapidement les pièces manquantes à un salarié dès la déclaration de l'arrêt de travail peut accélérer le processus de remboursement. Une gestion diligente des documents permet d'éviter les retards et d'optimiser la récupération des IJSS.
3. Tenir compte de la prescription
Il est essentiel de tenir compte des délais de prescription. Passé un délai de deux ans suivant l'absence, la récupération des sommes dues devient impossible. Il est donc impératif de mettre en place des procédures permettant d'agir dans les délais légaux et de maximiser les chances de recouvrement.
4. Faire appel à un cabinet de conseil spécialisé dans l'externalisation des processus de recouvrement des IJSS
Pour une approche plus spécialisée et efficace, faire appel à un cabinet de conseil expert dans l'externalisation des processus de recouvrement des IJSS comme Spartes peut être une stratégie gagnante. Nous disposons des compétences nécessaires pour optimiser les démarches, réduire les risques de non-remboursement, et libérer les ressources internes des entreprises.
Cette réalité souligne l'importance pour les entreprises subrogées de considérer les IJSS comme un élément clé de leur gestion. En optimisant le recouvrement de ces indemnités, les entreprises peuvent atténuer les impacts financiers de l'absentéisme, assurant une gestion plus efficace de leur masse salariale et préservant leur équilibre financier. En conclusion, en restant attentif aux IJSS, les entreprises peuvent faire face de manière proactive aux défis croissants liés à l'absentéisme.
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