Les déclarations sociales obligatoires pour les entreprises

La gestion des déclarations sociales obligatoires est une responsabilité cruciale pour tout employeur. En respectant ces obligations, les entreprises garantissent les droits sociaux de leurs salariés et contribuent au financement de la Sécurité Sociale. On fait le point sur vos obligations.

1. Les déclarations sociales obligatoires liées à l'embauche et à l'emploi des salariés

Lorsqu'une entreprise recrute un salarié, plusieurs formalités doivent être accomplies pour officialiser la relation de travail et informer les organismes sociaux.

• La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE)
  • Avant toute embauche, qu'il s'agisse d'un contrat à durée indéterminée (CDI), déterminée (CDD) ou d’un contrat d’apprentissage, l’employeur doit effectuer la DPAE. Elle permet de remplir plusieurs obligations : immatriculer le salarié à la Sécurité sociale, le déclarer à Pôle emploi, ainsi que l'affilier pour la formation professionnelle et les accidents du travail.
  • Délai : La DPAE doit être envoyée à l’Urssaf dans les 8 jours précédant l’embauche.
• La Déclaration Obligatoire d'Emploi des Travailleurs Handicapés (DOETH)
  • Les entreprises comptant au moins 20 salariés doivent respecter un quota de 6 % de travailleurs handicapés dans leur effectif. Chaque année, elles doivent remplir la DOETH, qui permet de comptabiliser ces employés ou, à défaut, de s'acquitter d'une contribution versée à l'Agefiph.
  • Délai : La DOETH doit être effectuée avant le 1er mars chaque année.
• La Participation des Employeurs à l’Effort de Construction (PEEC)
  • Les entreprises de plus de 50 salariés sont tenues de verser une cotisation à Action Logement pour contribuer à l'effort de construction. Cette participation doit être déclarée et versée chaque année.
  • Délai : Le versement de la PEEC doit être effectué avant le 31 décembre de chaque année.

2. Les déclarations mensuelles et annuelles des cotisations et des salaires

Les employeurs doivent régulièrement transmettre des informations sur les salaires versés et les cotisations sociales à divers organismes sociaux, principalement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

• La Déclaration Sociale Nominative (DSN)
  • La DSN est une déclaration mensuelle centralisée qui regroupe toutes les informations sur les salaires, les cotisations et les événements concernant les salariés (comme les arrêts maladie ou les congés). Elle simplifie la transmission des données aux organismes sociaux en remplaçant plusieurs anciennes déclarations. Les employeurs doivent également savoir comment récupérer la DSN pour garantir leur conformité.
  • Délai : La DSN doit être envoyée chaque mois, au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant, selon la taille de l'entreprise.
• Le Bordereau récapitulatif des cotisations (BRC)
  • Bien que la DSN ait remplacé la majorité des déclarations, certaines entreprises doivent encore soumettre un BRC pour récapituler les cotisations dues. Ce bordereau concerne essentiellement les cotisations patronales et salariales sur les salaires bruts.
  • Délai : Ce document doit être soumis en fonction des accords établis avec l'Urssaf.
• La Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiée (DADS-U)
  • Bien que la DSN ait remplacé la DADS-U, cette dernière reste applicable pour certains profils de salariés non intégrés à la DSN, comme les expatriés ou certains dirigeants. Elle récapitule les salaires et cotisations versées sur l’année.
  • Délai : La déclaration doit être effectuée avant le 31 janvier de l’année suivante.
• La Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés (C3S)
  • La C3S concerne les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 19 millions d’euros. Cette contribution annuelle permet de financer le régime social des travailleurs indépendants.
  • Délai : La déclaration et le paiement doivent être effectués avant le 15 mai de chaque année.
• La Déclaration Sociale des Indépendants (DSI)
  • Les dirigeants affiliés au régime des travailleurs indépendants doivent déclarer leurs revenus professionnels chaque année via la DSI. Cette déclaration permet de calculer les cotisations sociales à payer.
  • Délai : La DSI doit être déposée avant une date fixée chaque année, généralement autour de mai ou juin.

3. Les déclarations sociales obligatoires relatives à la protection des salariés

Les entreprises doivent également veiller à la protection de leurs salariés en cas d’accidents de travail ou de maladies professionnelles.

• Déclaration des accidents du travail et des maladies professionnelles
  • Lorsqu’un salarié est victime d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, l’employeur doit le déclarer à la CPAM (Caisse Primaire d'Assurance Maladie) dans un délai de 48 heures. Cette déclaration permet la prise en charge des soins et des indemnités journalières.
  • Délai : L'employeur doit faire cette déclaration dans les 48 heures suivant la connaissance de l'accident ou de la maladie.
• Déclarations relatives aux congés payés dans certains secteurs
  • Certains secteurs d'activité, comme le BTP ou le spectacle, imposent aux employeurs de déclarer les congés payés de leurs salariés auprès de caisses spécifiques. Ces caisses se chargent du versement des indemnités de congés payés.
  • Délai : Les périodes de déclaration varient en fonction des secteurs et des conventions collectives.

Autres déclarations spécifiques selon les secteurs et les profils de salariés

En fonction de l’activité de l’entreprise et du statut des salariés, des obligations supplémentaires peuvent s’appliquer :

• Déclaration des intermittents du spectacle
  • Pour les employeurs dans le secteur du spectacle, une déclaration spécifique doit être effectuée pour les intermittents, qui bénéficient d'un régime particulier de protection sociale.
• Contribution Agefiph
  • Si le quota légal de 6 % de travailleurs handicapés n’est pas respecté, l’entreprise doit verser une contribution à l'Agefiph pour compenser le manque d’employés handicapés dans son effectif. Toutefois, en construisant une politique handicap efficace, les entreprises peuvent non seulement atteindre ce quota, mais également améliorer leur inclusion tout en évitant de payer cette contribution.

Conclusion

Les déclarations sociales obligatoires couvrent un large éventail d’aspects administratifs, allant de l’embauche à la gestion des cotisations et à la protection des salariés. Même si la Déclaration Sociale Nominative (DSN) a grandement simplifié de nombreuses démarches, elle comporte souvent des erreurs, ce qui peut entraîner des conséquences financières et administratives pour l’entreprise. Il est donc crucial de sécuriser et de vérifier régulièrement la DSN afin d’assurer la conformité des déclarations et d'éviter les pénalités. En mettant en place des procédures de contrôle internes efficaces ou en faisant appel à des experts, les entreprises peuvent s'assurer que leurs obligations sociales sont bien respectées et éviter les erreurs coûteuses.

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